Quyền & Trách nhiệm

The Virginia Freedom of Information Act (FOIA), có tại 2.2-3700 et. seq. của Bộ luật Virginia, đảm bảo cho công dân của Commonwealth of Virginia và đại diện của phương tiện truyền thông quyền truy cập vào hồ sơ công khai do các cơ quan công quyền, viên chức công quyền và nhân viên công quyền nắm giữ.

Hồ sơ công khai là bất kỳ văn bản viết hoặc bản ghi âm nào -- bất kể là hồ sơ giấy, tệp điện tử, bản ghi âm thanh hoặc video hay bất kỳ định dạng nào khác -- được chuẩn bị, sở hữu hoặc do một cơ quan công hoặc các viên chức, nhân viên hoặc đại lý của cơ quan này nắm giữ trong quá trình giao dịch công việc. Mọi hồ sơ công khai đều được coi là công khai và chỉ có thể được giữ lại nếu có miễn trừ theo luật định cụ thể.

Chính sách của FOIA nêu rõ rằng mục tiêu của FOIA là thúc đẩy sự nhận thức cao hơn của tất cả mọi người về các hoạt động của chính phủ. Để thúc đẩy chính sách này, FOIA yêu cầu luật phải được giải thích một cách tự do, có lợi cho quyền truy cập và bất kỳ miễn trừ nào cho phép giữ lại hồ sơ công khai phải được giải thích một cách hạn chế.

Quyền FOIA của bạn

• Bạn có quyền yêu cầu kiểm tra hoặc nhận bản sao hồ sơ công khai hoặc cả hai.
• Bạn có quyền yêu cầu ước tính trước bất kỳ khoản phí nào cho các hồ sơ được yêu cầu.
• Nếu quý vị tin rằng các quyền FOIA của mình đã bị vi phạm, quý vị có thể nộp đơn lên tòa án quận hoặc tòa án khu vực để buộc tuân thủ FOIA.

Đưa yêu cầu hồ sơ từ Sở Kế hoạch và Ngân sách

• Bạn có thể yêu cầu hồ sơ qua U.S. bưu điện, fax, email, trực tiếp hoặc qua điện thoại. FOIA không yêu cầu yêu cầu của bạn phải được viết thành văn bản, và bạn cũng không cần phải nêu rõ rằng bạn đang yêu cầu hồ sơ theo FOIA.
• Từ góc độ thực tế, có thể hữu ích cho cả quý vị và người nhận yêu cầu của quý vị khi gửi yêu cầu bằng văn bản. Điều này cho phép quý vị tạo một bản ghi yêu cầu của quý vị. Nó cũng cung cấp cho chúng tôi một tuyên bố rõ ràng về những hồ sơ quý vị đang yêu cầu, để không có sự hiểu lầm về yêu cầu bằng lời nói. Tuy nhiên, chúng tôi không thể từ chối trả lời yêu cầu FOIA của quý vị nếu quý vị chọn không đưa ra bằng văn bản.
• Yêu cầu của bạn phải xác định các hồ sơ bạn đang tìm kiếm với độ cụ thể hợp lý ". " Đây là một tiêu chuẩn thông thường. Nó không đề cập đến hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng hồ sơ mà bạn đang yêu cầu; thay vào đó, nó yêu cầu bạn phải đủ cụ thể để chúng tôi có thể xác định và xác định vị trí các bản ghi mà bạn đang tìm kiếm.
• Yêu cầu của bạn phải yêu cầu hồ sơ hoặc tài liệu. FOIA cung cấp cho bạn quyền kiểm tra hoặc sao chép hồ sơ; nó không áp dụng cho tình huống mà bạn đang đặt câu hỏi chung về công việc của Sở Kế hoạch và Ngân sách.
• Bạn có thể chọn nhận hồ sơ điện tử ở bất kỳ định dạng nào được bộ phận sử dụng trong quá trình kinh doanh thông thường.
• Ví dụ: nếu bạn đang yêu cầu các bản ghi được duy trì trong cơ sở dữ liệu Excel, bạn có thể chọn nhận các bản ghi đó bằng điện tử, qua e-mail hoặc trên đĩa máy tính hoặc nhận bản sao in của các bản ghi đó
• Nếu chúng tôi có thắc mắc về yêu cầu của bạn, vui lòng hợp tác với nhân viên để làm rõ loại hồ sơ bạn đang tìm kiếm, hoặc cố gắng đạt được thỏa thuận hợp lý về việc phản hồi một yêu cầu lớn. Việc yêu cầu FOIA không phải là một quá trình đối đầu, nhưng chúng tôi có thể cần thảo luận yêu cầu của bạn với bạn để đảm bảo rằng chúng tôi hiểu rõ bạn đang tìm kiếm hồ sơ nào.

Gửi yêu cầu của bạn đến Michelle Vucci, Phó Giám đốc - Dịch vụ Hành chính.

Bạn có thể liên hệ với bà tại Bộ Kế hoạch và Ngân sách, 1111 Đường East Broad, Phòng 5040, Richmond, VA 23219; Điện thoại: (804)786-1817; FAX: (804)786-5214; Email: michelle.vucci@dpb.virginia.gov.

Bạn cũng có thể liên hệ với cô ấy nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc yêu cầu hồ sơ từ bộ. Ngoài ra, Hội đồng Tư vấn Tự do Thông tin luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn về Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA). Bạn có thể liên hệ với Hội đồng qua email foiacouncil@leg.state.va.us, hoặc qua điện thoại (804) 225-3056 hoặc số điện thoại miễn phí 1-866-448-4100. Thông tin thêm về Hội đồng này có thể được tìm thấy tại: http://foiacouncil.dls.virginia.gov/ .

Trách nhiệm của Bộ phận trong việc đáp ứng yêu cầu của bạn

• Bộ phải trả lời yêu cầu của bạn trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. " Day One " được coi là ngày sau khi nhận được yêu cầu của bạn. Khoảng thời gian năm ngày không bao gồm cuối tuần hoặc ngày lễ.
• Lý do bạn yêu cầu Bộ cung cấp hồ sơ công khai là không liên quan, và chúng tôi không thể hỏi lý do bạn muốn có hồ sơ trước khi phản hồi yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, theo Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA), Bộ có thể yêu cầu bạn cung cấp tên và địa chỉ hợp pháp.
• Đạo luật FOIA yêu cầu bộ phải đưa ra một trong những phản hồi sau đây cho yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày:

1. Chúng tôi cung cấp cho bạn các hồ sơ mà bạn đã yêu cầu một cách đầy đủ
2. Chúng tôi giữ lại tất cả hồ sơ mà bạn đã yêu cầu, vì tất cả hồ sơ đều thuộc diện miễn trừ theo luật định cụ thể. Nếu tất cả hồ sơ bị giữ lại, chúng tôi phải gửi cho bạn văn bản phản hồi. Văn bản đó phải nêu rõ khối lượng và nội dung của hồ sơ bị giữ lại, đồng thời nêu rõ điều khoản cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép chúng tôi giữ lại hồ sơ.
3. Chúng tôi cung cấp một số hồ sơ mà bạn đã yêu cầu, nhưng sẽ giữ lại một số hồ sơ khác. Chúng tôi không thể giữ lại toàn bộ hồ sơ nếu chỉ một phần của hồ sơ đó được miễn trừ. Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể biên tập phần hồ sơ có thể được giữ lại và phải cung cấp cho bạn phần còn lại của hồ sơ. Chúng tôi phải cung cấp cho bạn một phản hồi bằng văn bản nêu rõ điều khoản cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép giữ lại một phần hồ sơ được yêu cầu.
4. Nếu thực tế bộ phận không thể trả lời yêu cầu của bạn trong khoảng thời gian năm ngày, chúng tôi phải nêu điều này bằng văn bản, giải thích các điều kiện khiến phản hồi không thể thực hiện được. Điều này sẽ cho phép chúng tôi thêm bảy ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn, cung cấp cho chúng tôi tổng cộng 12 ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn.

• Nếu bạn yêu cầu một số lượng hồ sơ rất lớn và chúng tôi cảm thấy không thể cung cấp hồ sơ cho bạn trong vòng 12 ngày mà không làm gián đoạn các trách nhiệm tổ chức khác của chúng tôi, chúng tôi có thể gửi đơn yêu cầu tòa án gia hạn thêm thời gian để phản hồi yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA yêu cầu chúng tôi phải nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận với bạn về việc sản xuất hoặc lưu trữ hồ sơ trước khi chúng tôi ra tòa để yêu cầu gia hạn thời gian.

Chi phí

Luật FOIA quy định như sau: "Một cơ quan công có thể tính phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh khi truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu. Không một cơ quan công nào được áp dụng bất kỳ khoản phí hoặc chi phí trung gian, phí ngoài luồng hoặc phí thặng dư nào để bù đắp chi phí chung liên quan đến việc tạo hoặc lưu giữ hồ sơ hoặc thực hiện hoạt động kinh doanh chung của cơ quan công. Bất kỳ khoản phí sao chép nào do cơ quan công quyền tính không được vượt quá chi phí sao chép thực tế. Mọi chi phí cung cấp hồ sơ theo yêu cầu sẽ được ước tính trước theo yêu cầu của công dân như quy định tại tiểu mục F của § 2.2-3704 của Bộ luật Virginia."

• Bạn có thể phải trả tiền cho các hồ sơ mà bạn yêu cầu từ Bộ Kế hoạch và Ngân sách. FOIA cho phép chúng tôi tính phí thực tế khi trả lời các yêu cầu FOIA. Điều này sẽ bao gồm các mục như thời gian nhân viên dành để tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu, chi phí sao chép hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hồ sơ được yêu cầu. Không thể bao gồm chi phí chung.
• Nếu chúng tôi ước tính rằng chi phí để phản hồi yêu cầu của bạn sẽ cao hơn $200 , chúng tôi có thể yêu cầu bạn thanh toán một khoản tiền đặt cọc trước khi tiếp tục yêu cầu của bạn.
• Nếu chúng tôi ước tính rằng chi phí để đáp ứng yêu cầu của quý vị sẽ vượt quá $200, chúng tôi có thể yêu cầu quý vị trả một khoản tiền đặt cọc, không vượt quá số tiền ước tính, trước khi tiến hành yêu cầu của quý vị. Năm ngày mà chúng tôi có để trả lời yêu cầu của quý vị không bao gồm thời gian từ khi chúng tôi yêu cầu đặt cọc và khi quý vị phản hồi.
• Nếu bạn nợ chúng tôi tiền từ yêu cầu FOIA trước đó chưa được thanh toán trong hơn 30 ngày, Bộ Kế hoạch và Ngân sách có thể yêu cầu thanh toán hóa đơn quá hạn trước khi phản hồi yêu cầu FOIA mới của bạn.

Miễn trừ thường được sử dụng

Bộ luật Virginia cho phép bất kỳ cơ quan công quyền nào giữ lại một số hồ sơ không công khai. Bộ phận này thường giữ lại các hồ sơ tuân theo các miễn trừ sau:

• Hồ sơ nhân sự ( 2.2-3705.1 (1) của Bộ luật Virginia)
• Hồ sơ tuân theo đặc quyền luật sư-khách hàng ( 2.2-3705.1 (2)) hoặc sản phẩm công việc của luật sư ( 2.2-3705.1 (3))
• Thông tin độc quyền của nhà cung cấp ( 2.2-3705.1 (6))
• Hồ sơ liên quan đến việc đàm phán và trao hợp đồng, trước khi hợp đồng được trao ( 2.2-3705.1 (12))

Các yêu cầu khác

Bộ phận này cũng có một số yêu cầu khác dựa trên luật liên bang.

• 34 CFR 361.38 có các yêu cầu liên quan đến việc bảo vệ, sử dụng và tiết lộ thông tin cá nhân của người tiêu dùng phục hồi chức năng nghề nghiệp. Những hồ sơ này chỉ có thể được tiết lộ theo một số yêu cầu quy định nhất định.